职场上遇到突发问题,如何快速有效解决?

作者丨Lachel

来源丨插坐学院(ID:chazuomba)



职场上,我们常常会遇到许多问题,需要进行分析和判断,作出决策。

这其中,有些是可以团队协力,通过搜集数据、咨询专家、开会讨论决定的。

但更多的时候,你会遭遇到这样的情况:时间紧,优先级高,又恰好没有能求助的人。

那么,你该怎么做?


职场上遇到突发问题,如何快速有效解决?

 

比如:


客户突然向你提出:希望将某个版本提前上线。怎么回应他?

老板突然抛给你一个项目,让你马上接手,准备落地,怎么办?

某个进行中的项目突然出现预期之外的意外,需要立刻处理,怎么做?

 

在这些情况下,「快速得到一个满意解」,是比「找出一个最优解」更重要的事情。


你不必把事情做得特别完美,但你一定要给出一个方案,能够顺利把任务往前推进,以免延误项目的进度。


这也是检验一个人能力的最好机会。


那么,如果是你,遇到这样的情况,如何才能快速作出有效的分析,从而在顺利解决问题的同时,展现自己的能力?

 

下面这几个方法,也许可以帮到你。



01

5Why 分析法

定位问题核心



什么是 5 Why 分析法?


这是丰田提出的方法论。


实质上,就是通过对问题不断发问「为什么」,来找到问题背后的根源,对问题进行重新定义。

 

很多人会认为,快速解决问题,就是要尽可能快地行动。


但其实,花一些时间去重新梳理、定义问题,反而会更加高效。因为通过这个过程,我们才能发现,哪些因素,是真正重要,真正亟待我们去解决的。

 

这样,我们就可以把有限的时间和精力,聚焦在最重要的环节上。

 

举个例子:

 

1. 客户有一笔应收款项,拖了很久才到账,导致现金流短缺。为什么?
因为我们有一批产品延迟交货了,客户很不满意。


2. 为什么会延迟交货?

因为这批产品的生产,花费的时间超出了预期。


3. 为什么花费时间会超出预期?
因为某种材料用完了,中途花了一段时间去补货。


4. 为什么这种材料会用完?
因为之前突然有一笔加急订单进来,材料都用在那个订单上面了。


5. 为什么无法同时应付两笔订单?
我们的材料库存不足,并且没有备用的供应商。

 

通过这样的不断发问,我们就可以发现,问题的根源,不是客户经理失职,不是生产线出了问题,也不是项目规划、调动不当,而是在供应商的储备上出了纰漏。

 

那么,我们不必劳师动众,对整条生产线、管理体系进行整改,只需多拓展几个备用的供应商,做好应急方案,就可以有效避免这种情况再次发生。


职场上遇到突发问题,如何快速有效解决?

 

回到前面的例子。

 

客户突然提出要求,希望将某个软件的版本提前上线。这个时候,你应该怎么做?是拒绝他,还是要求整个部门一起加班,赶出来?

 

更好的方式,是通过对这个需求进行剖析和发问,找到他背后的真正需求。

 

你会发现,很多时候,客户也许并不是真的要求「提前上线新版本」,而只是希望能使用新版本其中的某个功能。

 

这个时候,可以进一步发问:这个功能是不是必须的?它要用在什么场景里面?有没有其他的解决方案可以替代?

 

如果有,那么问题就简单很多了。你可以临时插入一个解决方案,让团队先赶出来;可以先做一个 alpha 版本,给客户用着;也可以通过外包、兼职的形式,用其他的方案来满足客户的需求。

 

比起拒绝客户,或者让团队加班赶工,这些做法,无疑是更能让双方满意的方案。



02

倒推法

灵活规划进度



这个时代,多线并行,已经是一种非常正常的现象。

 

大多数人的任务都是跟着项目走,手头上往往同时有着好几个项目,很少有人能专注在一件事情上面。


这就会导致,当多个项目集中在一段时间里,就会产生超过符合的工作量。

 

那么,当好几个任务同时砸过来,时间紧,压力大,又没办法跟别人协调,该怎么办?

 

这个时候,可以使用「倒推法」,来减轻自己的负担。

 

什么是倒推法?就是对手头上的任务,分别这样发问:

 

这些任务里面,哪些是最重要的,必须优先完成?

需要优先完成的任务中,需要完成到什么进度,才能让人满意?

不需要优先完成的任务中,需保证有什么样的进度,才是可以接受的?


也就是,在截止时间之内,先预设好自己能够做到的成果——尽量满足「重要任务合格,次要任务过底线」的原则——再由这些成果出发,往回倒推:

 

要满足这样的结果,我需要如何安排时间,如何调配资源,如何安排执行的步骤?


这个思路,对于刚接手一个紧急项目的人,会相当有用。

 

在你没有时间全面了解整个项目时,不要考虑细节,而是从大局出发:


哪些成果是一定要出来的,越快越好?

哪些任务可以缓一缓?

哪些事情需要保证最基本的进度?

哪些环节需要加派人手,保证尽可能高的效率?

哪些因素只需要有人跟着,不出意外就好?

 

诸如此类。

 

在对结果进行规划之后,再往回倒推,有的放矢地调配人手、资源,就可以有效保证项目的平稳推进。



03

横向联系法

寻找替代方案



人总是有思维定势的。

 

资历越老,工作经验越丰富的人,其实更容易陷入思维定势之中。

 

长期用同一种方法去解决问题,久了,这种方法自然就会内化,成为本能。遇到问题时,我们也会习惯于先从这个方向去思考。

 

但有些时候,跳出思维定势的束缚,用「横向联系」的方式去思考,也许能找出更简便有效的办法。

 

什么是「横向联系」?如果一个问题的常规解决方法,很麻烦,不要急着动手去做,而是考虑:


我们要达到什么样的结果?

为了达到这个结果,我们需要解决什么问题?

有没有别的方式,可以把这个问题,转换成另一个较容易解决的问题?

 

举一个有意思的例子。

 

20 世纪 70 年代至 80 年代,有个乐队叫范海伦乐队。在他们的演出合同中,都有一条匪夷所思的条款:必须向乐队提供 M&M 巧克力豆,但其中不得含有棕色巧克力豆。

 

据说,乐队主唱罗斯一到现场,第一件事就是去后台拆开巧克力豆盒子,一旦在其中发现棕色巧克力豆,等待着主办方的就是罗斯的大发脾气,甚至取消演出。

 

有段时间,这成了乐队耍大牌的典型例子。

 

但事情的真相是什么呢?

 

罗斯后来在采访中提及这个条款,他解释到:

 

范海伦乐队的每场演出,对舞台的制作都有极高要求,细致到每一条线路、每一个设备、电流的大小、材质的承重能力……等等。每份规范手册都是一本厚厚的小书,为了确保主办方确实看了这份手册,他们加入了这条条款。

 

一旦在后台发现棕色巧克力豆,他就能百分之百肯定主办方没有仔细看这份手册,可能造成的后果,轻是舞台效果失误,重则是人员伤亡。

 

在这个案例中,我们要达到的效果是「场地参数是否严格按条款执行」,显然这是很难监测的。


所以,主唱通过设置一个小小的技巧,把问题转化成「主办方是否仔细看了条款」,解决起来就简单得多了。

 

同样,很多企业在秋招和春招的时候,尽管空缺的职位并不多,但仍然会乐于到各个学校驻点,做各种校招、招聘会、宣讲会,原因也是一样的:


利用这些活动,为企业本身做品牌宣传。尤其是将学生作为目标受众或潜在目标受众的企业。

  

希望这几种简单的技巧,可以帮助你,在职场的道路上,更迅速、有效地解决问题,获得更加快速的成长。


-END-

2019-12-24
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